ELO Digital Office

Effizientes Dokumentenmanagement für die
digitale Transformation

Was ist ELO

ELO ist eine Softwarelösung für das elektronische Dokumentenmanagement (DMS) und die Enterprise Content Management (ECM). Sie ermöglicht Unternehmen und Organisationen, ihre Dokumente und Informationen effizient zu organisieren, zu verwalten und zu archivieren.

ELO bietet Funktionen wie die Erfassung, Indexierung und Klassifizierung von Dokumenten, die automatisierte Prozesssteuerung sowie die revisionssichere Langzeitarchivierung. Durch die digitale Transformation unterstützt ELO Unternehmen dabei, ihre Arbeitsprozesse zu optimieren, die Produktivität zu steigern und Kosten zu reduzieren.

ELO Features

ELO ECM Suite

Die ELO ECM Suite ist eine umfassende Softwarelösung für Enterprise Content Management (ECM) von ELO Digital Office. Sie bietet Unternehmen eine Vielzahl von Funktionen und Modulen, um ihre Dokumente und Informationen effizient zu organisieren, zu verwalten und zu nutzen.

ELO Unternehmenslösungen

Die ELO Unternehmenslösungen umfassen eine breite Palette von Softwarelösungen von ELO Digital Office, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die digitale Transformation voranzutreiben.

ELO Integrationen

ELO Digital Office bietet zahlreiche Integrationen, um eine nahtlose Verbindung zwischen der ELO Software und anderen IT Systemen herzustellen. Dadurch können Unternehmen ihre vorhandenen Anwendungen und Daten effizient nutzen und von einer ganzheitlichen Informationsverwaltung profitieren.

ELO ECM Suite - Die Details

Dokumentenmanagement: Erfassung, Indexierung, Speicherung und Suche nach Dokumenten und Dateien in einem zentralen Repository.

Workflow-Management: Automatisierung von Geschäftsprozessen und Aufgabenverwaltung zur Optimierung der Abläufe und Steigerung der Effizienz.

Archivierung: Revisionssichere Langzeitarchivierung von Dokumenten gemäß gesetzlicher Vorschriften und Compliance-Richtlinien.

Records Management: Verwaltung von Akten und Aufzeichnungen während ihres gesamten Lebenszyklus, einschließlich Klassifizierung, Aufbewahrung und Vernichtung.

Collaboration und Teamarbeit: Zusammenarbeit an Dokumenten, Projekten und Aufgaben durch Funktionen wie Versionierung, Kommentierung und Freigabeworkflows.

Integrationen: Anbindung an bestehende IT Systeme wie ERP, CRM oder E-Mail-Clients zur nahtlosen Integration von Informationen und Daten.

Die ELO ECM Suite ermöglicht Unternehmen die effiziente Verwaltung ihres gesamten digitalen Contents und unterstützt sie bei der Optimierung von Arbeitsprozessen, der Steigerung der Produktivität und der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften.

ELO ECM Suite – Dokumentenmanagement: Erfassung, Indexierung, Speicherung und Suche nach Dokumenten leicht gemacht.
ELO Unternehmenslösungen – Softwarelösungen für digitale Transformation in Ihrem Unternehmen.

ELO Unternehmenslösungen im Detail

ELO DMS: Die Dokumentenmanagementlösung (DMS) von ELO ermöglicht die digitale Erfassung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und Dateien. Sie bietet Funktionen wie die automatische Indexierung, die revisionssichere Langzeitarchivierung und eine leistungsstarke Suche.

ELO Workflow: Mit der Workflow-Lösung von ELO können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse automatisieren und effizienter gestalten. Arbeitsabläufe werden digitalisiert und Aufgaben automatisch an die richtigen Mitarbeiter weitergeleitet, was zu einer verbesserten Produktivität und einem schnelleren Durchlauf führt.

ELO Records: ELO Records unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung von Akten und Aufzeichnungen gemäß gesetzlicher Vorschriften und Compliance-Anforderungen. Es umfasst Funktionen wie Aktenplanverwaltung, Aufbewahrungsfristmanagement und die sichere Vernichtung von Aufzeichnungen.

ELO Collaboration: Diese Lösung fördert die Zusammenarbeit und den Austausch von Informationen innerhalb des Unternehmens. Teams können gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Kommentare hinterlassen, Aufgaben zuweisen und die Dokumentenversionierung verwalten.

ELO Business Solutions: ELO bietet spezifische Branchenlösungen für verschiedene Bereiche wie Rechnungswesen, Personalwesen, Vertragsmanagement und vieles mehr. Diese vorkonfigurierten Lösungen erleichtern die Implementierung und decken die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Branche ab.

Die ELO Unternehmenslösungen bieten Unternehmen eine umfassende Plattform für das digitale Informationsmanagement, um ihre Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken.

Die Details zu ELO Integrationen

Collaboration-Tools: ELO unterstützt die Integration mit Collaboration-Tools wie Microsoft Teams oder SharePoint. Dies ermöglicht die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, die Synchronisierung von Teamaktivitäten und den einfachen Zugriff auf relevante Informationen.

Scanner-Integration: ELO kann mit Scannern und Multifunktionsgeräten integriert werden, um einen reibungslosen Dokumentenerfassungsprozess zu gewährleisten. Gescannte Dokumente können direkt in ELO gespeichert und automatisch indexiert werden.

Diese Integrationen ermöglichen Unternehmen eine nahtlose Verbindung zwischen der ELO Software und anderen wichtigen IT-Systemen, um Informationen effizient zu nutzen, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Zusammenarbeit zu verbessern.

ELO Integrationen - Collaboration-Tools von ELO

Digitales Rechnungswesen

ELO Digitales Rechnungswesen ermöglicht Unternehmen eine effiziente Verwaltung und Bearbeitung von Rechnungen. Durch die nahtlose Integration mit bestehenden Systemen wie ERP und Buchhaltungssoftware können Rechnungen digital erfasst, automatisch verarbeitet und revisionssicher archiviert werden. Das Resultat: Zeitersparnis, reduzierte Fehleranfälligkeit und optimierte Prozesse im Finanzwesen.

Vertragsmanagement

ELO Vertragsmanagement unterstützt Unternehmen bei der effizienten Verwaltung und Überwachung von Verträgen. Mit automatisierten Workflows und benutzerfreundlicher Vertragsarchivierung ermöglicht ELO eine zeitsparende Vertragsverwaltung. Durch die Integration mit anderen Unternehmenssystemen wird die Vertragsabwicklung optimiert, Risiken minimiert und Compliance-Anforderungen erfüllt.

Besuchermanagment

ELO Besuchermanagement bietet Unternehmen eine effektive Lösung zur Verwaltung und Organisation von Besuchern. Durch automatisierte Anmeldeprozesse, digitale Check-ins und personalisierte Besucherausweise optimiert ELO den Empfangsbereich. Mit Echtzeit-Übersichten und Sicherheitsfunktionen verbessert ELO das Besuchserlebnis und die Sicherheit am Standort.

Learningmanagement

ELO Learning-Management ermöglicht Unternehmen eine effiziente Organisation und Verwaltung von Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen. Mit benutzerfreundlichen Funktionen wie Kursplanung, Teilnehmerverwaltung und Online-Lernmaterialien optimiert ELO das Lernen am Arbeitsplatz. Die Integration von ELO mit anderen Systemen vereinfacht die Erfassung von Lernfortschritten und ermöglicht eine umfassende Leistungsanalyse.

Wissensmanagment

ELO Wissens-Management unterstützt Unternehmen dabei, ihr internes Wissen effektiv zu organisieren und zu nutzen. Mit Funktionen wie Wissensdatenbanken, Suchfunktionen und Wissensartikeln ermöglicht ELO den einfachen Zugriff auf wichtige Informationen. Durch die nahtlose Integration in Arbeitsabläufe steigert ELO die Produktivität und fördert den Wissenstransfer innerhalb des Unternehmens.

Bewerbungsmanagement

ELO Bewerbungsmanagement bietet Unternehmen eine effiziente Lösung zur Verwaltung und Organisation von Bewerbungsprozessen. Mit automatisierten Workflows, Kandidatendatenbanken und benutzerfreundlichen Funktionen optimiert ELO den Rekrutierungsprozess. Durch die Integration von ELO mit anderen HR-Systemen verbessert sich die Effizienz bei der Bewerberauswahl und -verfolgung.

Digitale Personalakte

ELO Digitale Personalakte bietet Unternehmen eine effiziente Lösung zur Verwaltung und Organisation von Mitarbeiterdokumenten. Mit automatisierter Dokumentenablage, sicheren Zugriffsrechten und Suchfunktionen optimiert ELO die Personalakte. Durch die Integration mit anderen HR-Systemen wird die Verwaltung von Mitarbeiterinformationen vereinfacht und die Datenschutzkonformität gewährleistet.

ELO for DATEV

ELO for DATEV ermöglicht eine nahtlose Integration zwischen der ELO Software und DATEV, dem führenden Anbieter von Buchhaltungs- und Steuerberatersoftware. Unternehmen können so ihre Buchhaltungs- und Steuerprozesse effizienter gestalten, Daten synchronisieren und von einer umfassenden Lösung für das Dokumentenmanagement und die Finanzbuchhaltung profitieren.

Ihr Ansprechpartner

Wir rufen innerhalb von einer Stunde zurück!

DRK Kreisverband Südwestpfalz e.V. 

Die Herausforderung

Ein der Herrausforderungen war die Übernahme der Daten aus dem Rechenzentrum. Neben dem DATEV Datenbestand mussten ebenfalls die Dokumente in das neue System überführt werden.

Die Lösung

Gemeinsam mit unserem Kooperationspartner für DATEV haben wir die altdaten aus dem Rechenzentrum in Nürnberg in eine privat Cloud überführt. Gemeinsam wurde in Workshops die neue Umgebung gepannt und Prozesse neu definiert.

Der Nutzen

Dank ELO können nun alle eingehenden Rechnungen egal ob analog oder elektronisch nach GoBD und DSGVO verarbeitet werden. Über Workflows werden nun die Freigaben erteilt. Durch die integrierte Eskalationen behält die Buchchaltung stets den Überblick welche Rechnung sich wo befindet. Dank der ELO for DATEV Schnittstelle stehen alle relevanten Daten aus DATEV in ELO bereits zur Verfügung. So wird am Ende eines Workflows ein vollständiger Buchhungsvorschlag aus ELO an die DATEV übergeben. Eine doppelte Eingabe der Daten entfällt somit vollständig.

TÜV Saarland e.V.

Die Herausforderung

Zusammenführung der verschiedenen verbundenen Unternehmen mit Ihren eigenen ERP’s und Prozessen. Weiter ist die Verarbeitung der Rechnungen ein hoher Aufwand. Das manuelle Einsortieren nahm wöchentlich mehrere Stunden in Anspruch.

Die Lösung

Es wurde mit ELO10 als Basis mit UDS und DMI Lösungen der Starcon die Anbindung an die unterschiedlichen ERP’s geschaffen. Als weitere Module wurden DoXtracor , Vertragsverwaltung und BS Rechnungseingang installiert.

Der Nutzen

Es können nun entsprechend die Rechnungen über ELO gescannt werden und einem Workflow zugeführt werden. Prüfungen werden nun vom DocXtractor übernommen. Verträge, Rechnungen, Protokolle und alle andere Dokumente sind nun jederzeit verfügbar. Hierdurch wird das Suchen nach Dokumenten sehr erleichtert und beschleunigt.

Töns Standorte

Unsere Standorte

Geballte Kompetenz an 5 Standorten zwischen Heidelberg und Saarbrücken – das ist Töns!

Unser Ziel ist es, in engagierter Teamarbeit eine erstklassige Qualität zu erreichen und den vielfältigen Anforderungen des Marktes mit zukunftsorientierten Strategien gerecht zu werden. Wir legen großen Wert auf offenen Erfahrungsaustausch und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten, um diesen Zielen gerecht zu werden.

Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf einem ausgeprägten Qualitätsbewusstsein in allen Bereichen. Zur Gewährleistung dieser Standards erfolgt die Zertifizierung durch die renommierte TÜV Rheinland Group.

IT Komplettanbieter – Alles für das moderne Büro zwischen Heidelberg und Saarbrücken.